Что лучше бухгалтерия на аутсорсе или штатный бухгалтер?
Ошибки, допущенные без бухгалтера
Какие обязанности на аутсорсинге у бухгалтера, как работает схема данного сотрудничества и насколько она выгодна для предприятия, ответственность, конфиденциальность, эффективность – эти и другие вопросы встают перед руководителем, когда он размышляет над вариантами штатного найма или заключения договора аутсорса. Целесообразно делать это сразу после регистрации предприятия или смены главбуха.
Чтобы прийти к правильному решению, стоит в первую очередь оценить планируемый объем деятельности. Если небольшая фирма или предпринимательство – не сомневайтесь и сразу отдавайте предпочтение аутсорсингу. Для среднего и крупного бизнеса допустимы различные виды партнерства – разовые консультации по актуальным вопросам, ведение отдельных направлений, восстановление учета, полное сопровождение. Здесь мы рассмотрим плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга и официального оформления бухгалтера в штат.
Штатный бухгалтер или аутсорсинг?
Если вы ИП на «упрощенке» с налогообложением исключительно доходов, без наемных работников и с небольшим оборотом, то смысла содержать штатного бухгалтера нет – можно обойтись и собственными силами (для этого есть форумы, онлайн-сервисы). Не хотите вникать и разбираться? Воспользуйтесь разовыми услугами сторонней организации. Её представитель составит отчетность, подаст её в контролирующие органы в электронном варианте, проконсультирует насчет сроков и сумм налогов и других обязательных платежей.
Если рассчитываете на большие обороты, планируете получать высокую прибыль, создавать филиалы, нанимать сотрудников, оформлять лицензии, то непременно столкнетесь с необходимостью изучения тонкостей трудового, налогового, бухгалтерского законодательства, ведением документооборота, заполнением учетных регистров, составлением отчетности. Поручить это можно как отделу бухгалтерии, так и специализированной службе, оказывающей услуги бухгалтерского сопровождения.
Формируем штат!
Основная трудность в поиске бухгалтера, которого вы захотите официально оформить на предприятие – это собственно поиск. Причина в том, что специалистов на рынке труда много, но кому из них доверить святая святых – финансы – вопрос сложный и хлопотный. Нужно учесть множество нюансов:
- стаж и навыки («возраст равно опыт» – это миф, такой сотрудник не всегда прогрессивен);
- наличие профильного образования;
- причина ухода с прошлого места работы;
- частота смены рабочих мест;
- направленность (поверьте, навыки специалиста по учету розничной торговли алкоголем и расчетчика заработной платы существенно отличаются, они не хорошие/плохие, они принципиально разные);
- знание автоматизированных систем и умение ими пользоваться.
Помимо перечисленных критериев также следует учитывать способность будущего сотрудника при необходимости работать в условиях цейтнота, уметь ладить с людьми (коллегами, проверяющими из фискальных органов, аудиторами), аккуратно относиться к документам и знать правила их заполнения. Сможете ли вы всё предусмотреть при собеседовании? Сомнительно. А значит, гарантировать результат ведения учета без штрафов, пеней, неустоек сложно.
Как выбрать бухгалтера на аутсорсинге
Самостоятельно это делать не надо – главное, обратиться в аутсорсинговую фирму. Её отличие и преимущество в сосредоточии профессионалов, имеющих квалификацию в широком диапазоне отраслей. Поэтому вашим предприятием – в целом или отдельно взятыми вопросами – займется профильный бухгалтер. Но тут тоже есть своя специфика.
- Не обманывайтесь в ожиданиях. Важно понимать: вы осуществляете не найм человека, а заказываете услугу. Например, ведение всех операций по фонду оплаты труда. Или – составление корреспонденции и внесение проводок в программу.
- Будьте готовы, что перечень услуг строго оговаривается, и люди будут работать четко в рамках этого списка. Поэтому перед составлением договора максимально точно сформулируйте требования и пожелания.
- Директор обязуется предоставлять всю информацию. Аутсорсер не должен вести долгие переговоры по вопросу получения документации. Сделал запрос – получил.
На что же следует обратить внимание при поиске компании? Рекомендации, длительность нахождения на рынке, технологичность, финансовая ответственность, стоимость сопровождения. Стоит рассматривать фирму в качестве партнера, если она соответствует перечисленным критериям.
Есть и тревожные сигналы: косноязычное общение (кто ясно мыслит – ясно излагает), поверхностный интерес к задачам, желание поскорее перейти к подписанию договора, но сам договор шаблонный, стоимость называется сразу, без уточнения нюансов и сопутствующих вопросов. Здесь единственный совет: пора искать другую компанию.
Ответственность бухгалтера на аутсорсинге
В обязанности главного бухгалтера на аутсорсинге входит контроль за всеми направлениями учета и сведение их в единую финансовую отчетность (налоговую, бухгалтерскую, статистическую). Поэтому по договору он отвечает за каждый участок работы. С него также можно взыскать неустойку, чего не сделаешь с рядовым сотрудником бухгалтерии. И это несомненный плюс. Также меру ответственности можно оформить отдельным пунктом в договоре, выделив неразглашение информации. Как правило, компании подходят к этому серьёзно и в ряде случаев прибегают к страхованию своей ответственности. Однако не стоит забывать, что согласно законодательства за ведение учета также отвечает первое лицо предприятия – директор.
Может ли бухгалтер на аутсорсинге подписывать документы?
Как правило, первичные документы, налоговую и бухгалтерскую отчетность имеет право подписывать по доверенности руководитель бухгалтерской фирмы. Таким образом он подтверждает полноту и достоверность отраженных в ней сведений. Данный аспект оговаривается в договоре. Обычно оформляют электронно-цифровую подпись и все манипуляции производят удаленно. Учетную политику подписывает директор предприятия.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга
- Внедрение электронного документооборота приводит к сокращению временных затрат на ведение учетных процессов. Максимальная автоматизация снижает риск ошибки человеческого фактора. Существуют системы бухгалтерского учета, кадрового направления, ведения складского хозяйства, интернет-банкинга, электронной подачи отчетности. Данные сохраняются на облачном сервисе, чтобы руководитель или сотрудники могли пользоваться ими в режиме онлайн. Поэтому нет трудности в получении какой-либо справки.
- Штатный бухгалтер может увольняться, болеть, периодически уходить в отпуск или как-то иначе выпадать из рабочего графика. Аутсорсинговая компания работает бесперебойно, качественно и высокопрофессионально.
- Специалист на аутсорсе обладает максимально полной информацией относительно финансового положения предприятия и всегда оперативно проконсультирует руководителя о состоянии дел на данный момент. Поэтому вы сможете быстро принимать грамотные бизнес-решения, не отвлекаясь на поиск ответственного лица по конкретному вопросу.
- Это выгодно – не нужно делать начисления на ФОП.
- Делегируя полномочия по ведению учета сторонней организации, вы можете спокойно сконцентрироваться на хозяйственных и административных делах и не отвлекаться на текущие вопросы и коммуникацию с проверяющими.
В чем минусы?
- Штатного бухгалтера можно нагрузить дополнительными функциями, что не получится с удаленным специалистом – он трудится исключительно в рамках договора. Перед ним стоит задача, за которую он получает плату. И всё.
- «Свой» бухгалтер всегда «под рукой». Для многих руководителей такой формат трудовых отношений наиболее удобен, а передача полномочий третьей стороне рассматривается как потеря постоянного контроля.
- Часто специфика деятельности требует постоянного нахождения человека на определенных учетных операциях. Аутсорсинговые компании, как правило, работают дистанционно. Но есть решение – комбинированная схема. Нанимают одного бухгалтера, который будет приходить каждый рабочий день и заниматься документооборотом, но сохраняют при этом кураторство аутсорсера. Его обязанности следующие:
- отдавать распоряжения;
- сводить данные;
- решать вопросы с проверяющими органами;
- осуществлять анализ и передавать его результаты руководителю;
- оформлять отчетность;
- нести ответственность.
Помните: вы всегда можете выбрать один или несколько вариантов сотрудничества, которые будут устраивать вас организационно и финансово. Аутсорсинг – это дешевле. Но не дёшево. Стоимость услуг – не константа, она зависит от объема работы и оговаривается в индивидуальном порядке. Перед заключением договора обратите внимание, что входит в стоимость обслуживания, а что требует дополнительной оплаты, так как первичный чек может оказаться заниженным с целью привлечения клиента.
Почему всё больше бизнесменов и предпринимателей делают выбор в пользу аутсорсинга? Эффективность такого вида сотрудничества уже подтверждается статистикой и передается «из уст в уста». Те, кто попробовал партнерство в режиме бухгалтерского аутсорса, оценили его за удобство, минимизацию расходной части и действительно высокий профессионализм.